Start-Ups, junge, dynamische Unternehmen mit neuen Geschäftsmodellen, brauchen eine Software, die ihre Bedürfnisse nach Skalierbarkeit, Flexibilität und Individualität abdecken kann und mit dem Unternehmen wächst. Viele greifen am Anfang zu günstigen Tools und stellen dann fest, dass diese der Entwicklung schnell Grenzen setzen. Was sie nicht wissen: Auch eine integrierte Lösung eignet sich ausgezeichnet für junge Unternehmen und muss nicht per se mit hohen Kosten zu Buche schlagen.
Die Schwächen von Insellösungen
Anfangs sind meist wenige Prozesse etabliert und das Budget knapp. Deswegen kommen oft kostengünstige Tools verschiedener Anbieter zum Einsatz – in jedem Fachbereich unterschiedliche. Manche lassen sich allerdings nicht anpassen oder bieten nur einen eingeschränkten Funktionsumfang. Hinzu kommt, dass einzelne Systeme nicht miteinander kommunizieren. Damit werden abteilungsübergreifende Prozesse schnell ressourcenintensiv, ineffizient und fehleranfällig, etwa, wenn Dateneingaben mehrfach notwendig sind, es zu Medienbrüchen kommt und die Daten-Prozesssicherheit insgesamt gering ist. Prozesse verzögern sich, die Abstimmung und Koordination kosten zu viel Zeit und gerade die in Start-Ups so wichtige Automatisierung ist nicht oder nur mit hohem Aufwand möglich.
Fehlende cloud-basierte Anwendungen
Dauern Anfragen zu lange oder werden nicht berücksichtigt, ist die alltägliche Arbeit mit Mühsal verbunden, sinken sowohl die Zufriedenheit der Kunden als auch der eigenen Belegschaft. Oft sind die Anwendungen darüber hinaus nicht über die Cloud erreichbar, was Teamarbeit oder das Arbeiten von getrennten Standorten erschwert. Je mehr Insellösungen zum Einsatz kommen und je mehr die Kommunikation über Abteilungen hinweg notwendig ist, desto stärker sind die negativen Effekte.
Insellösungen setzen dem gemeinsamen Arbeiten an Projekten und Aufgaben also schnell Grenzen. Die fehlende Integration muss mit Schnittstellen gelöst werden. Bei Updates kommt es dann schneller zu Konflikten und notwendigen Anpassungen.
steigende Kosten und erschwerte Auswertungen
Insellösungen erfordern darüber hinaus mehr Aufwand bei der Einarbeitung in immer wieder neue Benutzeroberflächen. Ebenso ist die Administration ineffizient, da viele Systeme statt einem einzigen verwaltet werden müssen. Durch die vermehrten Aufwände für Pflege, Wartung, Fehlerbehebung und Rechtemanagement steigen hier die IT-Kosten schnell. Doch eigentlich ist in Start-Ups gerade hierfür wenig Budget vorhanden.
Und nicht zuletzt erschweren Insellösungen Auswertungen, da ihnen kein einheitliches Datenmodell zu Grunde liegt. Stattdessen müssen die Informationen aus einer Vielzahl der Anwendungen zusammentragen werden. Wächst das Unternehmen, ist es deswegen dringend nötig, auf ein zentrales, integriertes System zu wechseln. Diese späte Einführung ist mit den entsprechenden Kosten verbunden. Deswegen ist es sinnvoller, direkt mit einem solchen zu beginnen – auch als Start-Up. Hier kann eine modulare Business-Management-Software Geld sparen, wenn sie es erlaubt mit nur einer App zu starten und einen Ausbau der Funktionalitäten schrittweise vorzunehmen. So dass das Unternehmen nur das bezahlen muss, was es tatsächlich nutzt.
Odoo - die Business Software Lösung für Start-Ups
Die Plattform Odoo bietet eine einheitliche Systemumgebung und stellt ein „All in one“-Softwarepaket für Geschäftsprozesse diverser Branchen dar. Damit entfällt die Recherche für einzelne Lösungen, denn der Funktionsumfang mit knapp 80 Basics-Apps ist umfangreich – seien es CRM, Verkauf, Warenwirtschaft, Rechnungswesen oder Online-Shop.
Die Vorteile von Odoo
Das System ist skalierbar, anpassbar und kann mit dem Unternehmen wachsen: Dabei sind der Funktionserweiterung keine Grenzen gesetzt – die Community hinter der Open-Source-Software hat bereits rund 20.000 Apps entwickelt. Hier besteht auch die Möglichkeit, eigene Apps entwickeln zu lassen, um Prozesse abdecken zu können, für die es bis dato noch keine passenden Anwendungen gibt. Wenn die Erfahrung fehlt, wie sich Prozesse abbilden lassen, können Start-Ups von den mitgelieferten Workflows profitieren und damit ihr Business Prozess Management vereinfachen. Jährliche Updates und Erweiterungen stellen die Anpassung an die aktuellen Marktanforderungen sicher. Mit einem solchen agilen Tool können Start-Ups schnell auf Veränderungen am Markt reagieren, ihre Produktideen testen und bei Bedarf skalieren.
Durch die Integration der Apps und damit die einheitliche Datenbasis ist ein automatisierter Datenaustausch möglich. Es werden keine zusätzlichen Schnittstellen notwendig. Standardkonnektoren schließen Dienste wie Versand und Payment, Shopsysteme und Marktplätze an.
Durch die Erreichbarkeit über die Cloud als browserbasierte Anwendung wird die Zusammenarbeit in Echtzeit auch ortsunabhängig möglich. Start-Ups können damit Büroflächen sparen. Da die Apps auch auf Smartphones laufen, ist eine Nutzung zum Beispiel bei Kundenterminen und der Zugriff auf Daten ebenfalls abgedeckt. Optimierte, anpassbare Workflows erleichtern die Einarbeitung und die Usability, Mehrarbeiten entfallen, Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten werden frei.
Vereinfachte Administration
Eine integrierte Lösung vereinfacht darüber hinaus die Administration und erlaubt Transparenz über Prozesse. Aussagen zu Geschäftszahlen sind leicht zu treffen; es kann schnell und einfach bewertet werden, ob Geschäftsidee und -prozesse sinnvoll sind oder ob man reagieren muss. Anwendungs- und abteilungsübergreifende Analysen sind jederzeit mit Echtzeitdaten möglich. Tools zur Datenvisualisierung wie Dashboards und Spreadsheet-Funktionen erleichtern die Arbeit. Um die Produktivität zu erhöhen, können Informationen aus verschiedenen Anwendungen konsolidiert und zusammengeführt werden. Die Automatisierung von Prozessen erlaubt eine höhere Produktivität.
Start-Ups können auf diese Weise ihre Abläufe straffen und schneller bessere Ergebnisse erzielen – das ist besonders wichtig, wenn man sein Geschäftsmodell etablieren und in Wettbewerbssituationen den Umsatz steigern will. Insgesamt ist Odoo einfacher und günstiger bei der Einführung als andere Systeme.
Implementierung: Am besten mit Partner
In Summe sprechen für Start-ups viele Aspekte für Odoo. Die Business-Software ist „out of the box“ nutzbar. Damit das System sein volles Potenzial entfaltet, empfiehlt sich allerdings, die Einführung gemeinsam mit einem Partner vorzunehmen. Unternehmen, die alleine starten, kommen in der Regel an den Punkt, wo sie Hilfe benötigen. Ein Odoo Gold Partner wie Intero Technologies bringt Expertise und Erfahrung mit und kann die gängigen Fragestellungen leichter beantworten. Die Implementierung ist stets abhängig von individuellen Anforderungen. Die Anforderungsanalyse steht deswegen am Anfang – welche Prozesse abgebildet werden sollen, wie viele Benutzer es geben wird, welche Systeme angebunden werden sollen und welche IT-Struktur vorhanden ist.
Ein Partner kann hier leichter erkennen, welche Prozesse mit welchen Apps abgebildet werden können, bei einer Migration der Bestandsdaten unterstützen oder ein Testsystem zur Verfügung stellen. Er kennt die Best Practices, kann den Überblick bewahren und Fehler vermeiden, so dass das Start-Up kein Geld verbrennt. Sinnvoll ist es auch, wenn der Partner über alle Phasen hinweg von der Anforderungsanalyse bis zum Support im laufenden Betrieb unterstützen kann. Auch Schulungen sind sinnvoll, da Wissensvermittlung die Akzeptanz des Tools steigert.
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