Odoo als Agentursoftware - Teil 2

Medien- und Datenbrüche vermeiden

Odoo als Business Plattform nimmt Mitarbeitenden viele Arbeiten ab, die im Grunde nicht zu ihren Kernaufgaben zählen. Anstatt Zeit mit der Suche nach Kunden- oder Projektinformationen zu verschwenden, finden sie diese durch die miteinander verknüpften Apps mit wenigen Klicks. Es lassen sich auf einfache Weise Datenvisualisierungen und Dashboards erstellen; die entsprechenden Apps ziehen sich die notwendigen Daten hierfür automatisch aus den jeweiligen anderen Modulen. Medien- und Datenbrüche werden so vermieden. Die Aussagen sind genau, verlässlich und schnell verfügbar.

Für das Tagesgeschäft in Agenturen ist auch eine transparente Kommunikation wichtig. So bietet Odoo eine Integration für den Mailverkehr. Die interne und externe Kommunikation zu einzelnen Projekten ist dadurch für alle Projektbeteiligten einsehbar; vor allem bei Vertretungen wegen Urlaubs oder Krankheit stellt dies eine wichtige Unterstützung dar. Informationen gehen nicht verloren und müssen zudem nicht mühsam in persönlichen Absprachen oder Follow-up-Meetings ausgetauscht werden. „Dadurch steigt letztlich die Zufriedenheit der Mitarbeiter“, meint Wolf. „Und auch die der Kunden, indem sie bei Rückfragen viel schneller eine Antwort erhalten, wenn Daten und Informationen schnell zur Verfügung stehen.“

Ohnehin bietet die Business Plattform Odoo gerade auch für die Interaktion mit Kunden hilfreiche Apps – wie das zentrale Kundenmanagement. Darüber hinaus lassen sich mit den entsprechenden Apps aber auch Leads effektiv nachverfolgen, die Verkaufschancen so besser nutzen und der Sales-Prozess mittels Stufendefinition individuell gestalten. Angebote lassen sich direkt aus dem CRM (Customer Relationship Management) versenden, anschließend in Aufträge umwandeln und in der Buchhaltung verarbeiten. Für Support-Anfragen der Kunden bietet Odoo ein Help-Desk-Modul, in dem Kunden ihre Anfragen und den Status nachverfolgen können.

Datenintegration sorgt für stabile Performance

Neben einem externen Mailprogramm lassen sich aber auch andere Anwendungen über Schnittstellen anbinden, zum Beispiel das SAP Finanzwesen oder das DATEV Buchführungsprogramm. „Für die gängigsten Anwendungen bietet Odoo Standardkonnektoren“, weiß Wolf. Aufgrund der Datenintegration sind aber nur wenige Schnittstellen notwendig, was Konflikte reduziert. Eine gute Performance des Systems ist dadurch gewährleistet; darüber hinaus gewährleistet Odoo mit regelmäßigen Updates und einem jährlichen Release die nötige Systemstabilität. „Anders als andere Lösungen steht diese Business Plattform nicht in alten Versionen still“, so Wolf.

Ein weiterer Vorteil von Odoo als Agentursoftware besteht in der Automatisierbarkeit von Arbeitsschritten wie der Rechnungserstellung. Die präzise erfassten Arbeitszeiten für einzelne Projekte werden automatisch für die entsprechenden Rechnungen berücksichtigt. Auch aus Abonnements lassen sich automatisiert Rechnungen erzeugen. Ebenso können für Marketingkampagnen Automatismen erstellt werden, die den Mitarbeitenden weiteren Aufwand und Zeit ersparen. Mailing lassen sich zum Beispiel automatisiert und mit individuellem Marketing Funnel versenden. „Öffnet ein Empfänger die erste Mail der Kampagne nicht, erhält er nach ein paar Tagen eine andere“, beschreibt Wolf beispielhaft.

Agenturen, Beratungsunternehmen oder auch Softwarehäuser können die Business Plattform Odoo bereits selbst implementieren. Empfehlenswert ist aber, einen Partner zu Hilfe zu nehmen, der bei der Auswahl der Ausführung des Odoo-Systems hilft – denn da die Anforderungen von Agenturen und Unternehmen individuell sind, braucht es auch eine individuelle Anforderungsanalyse, Anpassung und Modulauswahl. Der langjährige Odoo-Partner Intero Technologies stellt vorab gerne eine Test-Version zur Verfügung, in der Agenturen die einzelnen Apps und ihre Funktionsweise zunächst für ihren Arbeitsalltag pilotieren können. Der Partner unterstützt schließlich bei der Einführung, der Migration und der Überführung von Bestandsdaten sowie mit Schulungen. „Aufgrund der intuitiven Gestaltung der Benutzeroberfläche fallen die sich anschließenden Einarbeitungszeiten zudem eher kurz aus“, weiß Wolf.