Manchmal beginnt Veränderung mit einem ganz einfachen Gedanken: „Das müsste doch leichter gehen.“ Auch bei Intero Technologies führte genau dieser Gedanke zu einer cleveren Lösung für den wohl schönsten Teil des Arbeitstags – die Mittagspause. Auf einen spontanen Wunsch nach mehr Organisation folgte schließlich die Nutzung der Mittagessen-App in Odoo.
Die Mittagessen-App in Odoo: Alles begann mit einer Pizza
Die Mittagspause – eigentlich der heilige Gral des Büroalltags. Doch bei Intero Technologies sah dieser Moment lange Zeit anders aus. In unseren Anfängen versorgte sich jeder selbst. Das änderte sich mit einem Satz, der den Stein ins Rollen brachte: „Hey, will einer ’ne Pizza? Ich bestelle heute!“
Was folgte, war das, was man liebevoll „organisiertes Chaos“ nennt: Ein Zettel wanderte durch die Büros, Wünsche wurden notiert und am Ende begann die Jagd nach dem passenden Bargeld. Kollegen an Schulden zu erinnern, wurde zum unfreiwilligen Teil des Jobs. Es war ein gut gemeinter, aber kräftezehrender Akt.
Als Digitalisierungsexperten wussten wir, dass es besser geht. Die Lösung schlummerte bereits in unserer eigenen Business-Software: die Mittagessen-App von Odoo.
Die Kernfunktionen der Odoo-App Mittagessen
Die Mittagessen-App ist weit mehr als eine digitale Speisekarte. Sie ist unsere Kommandozentrale für eine perfekte Mittagspause und hat einige geniale Features im Gepäck.
Schluss mit dem Wust an Flyern und veralteten PDF-Dateien. In der App sind unsere Stammlokale – vom Suppenmacher am Montag bis zu Domino's am Freitag – digital hinterlegt.
Das Highlight:
Sonderwünsche gehen nie wieder unter. Ob extra Käse, Ananas auf der Pizza oder die separate Soße – jeder Wunsch wird direkt im Notizfeld der Bestellung vermerkt. Was früher im Eifer des Gefechts am Telefon schnell überhört oder auf dem Zettel übersehen wurde, ist heute ein unübersehbarer, digital erfasster Teil des Auftrags. So kommt jedes Essen genau so an, wie es bestellt wurde.
Transparenz durch Statistiken:
Die Bestellhistorie ist ein mächtiges Werkzeug. Ein netter Nebeneffekt ist, dass wir auf den Cent genau nachverfolgen können, wann unsere Lieblingspizza teurer wurde. Doch die App kann mehr: Mit den integrierten Auswertungen sehen wir auf Knopfdruck, welche Gerichte die Bestseller im Team sind, bei welchem Lieferanten wir das meiste Geld ausgeben und wie hoch die Gesamtkosten pro Monat sind. Das schafft eine perfekte Datengrundlage für Kostenanalysen und die Optimierung unseres Angebots.
Der persönliche Bestellassistent:
Der Bestellvorgang ist in Sekunden erledigt. Doch die App merkt sich vergangene Bestellungen. Lust auf „das Übliche“ vom Asiaten? Ein Klick auf die letzte Bestellung genügt. Das System lernt mit und macht den Prozess von Tag zu Tag schneller.
Das Guthabensystem:
Alle Mitarbeitenden verfügen über ein persönliches Guthabenkonto, das vom Backoffice-Team aufgeladen wird. Bestellungen werden automatisch abgebucht. Dem Geld hinterherlaufen? Das ist endgültig Geschichte. Für den Fall, dass das Guthaben mal aufgebraucht ist, haben wir die Möglichkeit des „Überziehens“ aktiviert – ein kleiner Vertrauensvorschuss, der den Prozess flexibel hält.
Die Kommandozentrale:
Für unser Backoffice-Team ist die App die Schaltstelle. In einer glasklaren Ansicht werden alle Bestellungen gebündelt. Diese Liste ist die perfekte Vorlage für die telefonische Bestellung, wobei die Übermittlung alternativ auch per E-Mail erfolgen kann. Und sollte es mal eine Rückfrage geben, sind alle wichtigen Details zum Anbieter – wie Telefonnummer, Öffnungszeiten oder spezielle Lieferhinweise – nur einen Klick entfernt. Kein Suchen, kein Stress – pure Effizienz.
Unser Prozess bei Intero Technologies: Ein perfekt choreografiertes Mittagsmenü
Die beste Software ist nur so gut wie der Prozess dahinter. Bei uns greift ein Rädchen ins andere:
1. Der Weckruf: Jeden Morgen versendet Odoo eine automatische E-Mail:
„Guten Morgen,
heute ist Pizzatag. Wenn ihr etwas bestellen möchtet, tragt euch bitte bis 10:45 Uhr bei Domino’s oder Call a Pizza ein.
Viele Grüße!“
2. Die Qual der Wahl: Je nach Lieferant variieren die Fristen. Der Döner um die Ecke braucht weniger Vorlauf als der Suppenmacher quer durch die Stadt. Jeder bestellt individuell in der App.
3. Die Magie im Backoffice: Nach Ablauf der Frist startet die Mission: Die Bestellung wird telefonisch übermittelt, das Geld passend aus dem Tresor geholt und die Lieferung in Empfang genommen.
4. Das große Finale: Sobald das Essen bereitsteht, geht eine finale E-Mail raus: „Das Mittagessen ist da!“ – natürlich auch nur an die Mitarbeitenden, die eine Bestellung ausgelöst haben.
Die Mittagessen-App in Odoo: Mehr als nur ein voller Magen
Die Mittagessen-App in Odoo ist das perfekte Beispiel dafür, wie Digitalisierung den Alltag spürbar verbessern kann. Wir sparen Zeit, vermeiden Fehler und stärken den Zusammenhalt des Teams. Die App ist das kleine, aber mächtige Werkzeug, das unsere Mittagspause von einer Aufgabe auf der To-do-Liste wieder zu dem gemacht hat, was sie sein sollte: eine echte Pause.
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