Von DATEV zu Odoo wechseln: Was sich in der Buchhaltung verändert

Sie möchten von DATEV zu Odoo wechseln und die laufende Buchhaltung künftig direkt in Odoo abbilden? Für Buchhalter bedeutet das vor allem eine Umstellung der Arbeitsabläufe – nicht der fachlichen Grundlagen. SKR03 und SKR04, Umsatzsteuer und Kontierung bleiben vertraute Grundlagen. Auch die Anforderungen an eine GoBD-konforme Buchführung ändern sich durch den Systemwechsel nicht. Anders funktionieren dagegen unter anderem der Periodenabschluss, die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei. In diesem Beitrag erfahren Sie, was sich beim Wechsel von DATEV zu Odoo in der Buchhaltung konkret verändert, welche DATEV-Prozesse Sie in Odoo anders abbilden und worauf Sie bei der Umstellung achten sollten.

Kontenrahmen und Steuern: Was beim Wechsel von DATEV zu Odoo gleich bleibt

Wer bisher mit DATEV gearbeitet hat, muss sich in Odoo bei den buchhalterischen Grundlagen nicht neu orientieren. Odoo unterstützt sowohl SKR03 als auch SKR04. Neue Odoo-Online-Datenbanken starten standardmäßig mit SKR03. Steuern und Steuerpositionen (Fiscal Positions) gehören zur deutschen Lokalisierung, die Odoo für Unternehmen in Deutschland mitbringt.

Für Buchhalter bedeutet das: Das Wissen über Kontenrahmen, Kontierung und Steuerlogik bleibt weiterhin relevant. Die Umstellung betrifft daher weniger das fachliche Arbeiten als die Frage, wie diese Prozesse in Odoo abgebildet und bedient werden.

Periodenabschluss in Odoo: Sperrdaten statt Buchungsstapel

Wer bisher mit DATEV gearbeitet hat, kennt das Arbeiten mit Buchungsstapeln. Für eine GoBD-konforme Buchführung sollen diese bis zum Ablauf des Folgemonats festgeschrieben werden.

In Odoo sperren Sie stattdessen Zeiträume per Sperrdatum („Lock Everything“). Bis zu diesem Datum lassen sich gebuchte Einträge nicht mehr ändern; auch neue Buchungen sind für den gesperrten Zeitraum nicht möglich. Ist eine Korrektur nötig, können Benutzer mit entsprechenden Administratorrechten für die Buchhaltung eine Ausnahme einrichten. Zum Jahresabschluss empfiehlt es sich, das Sperrdatum auf den letzten Tag des vorangegangenen Geschäftsjahres zu setzen.

Für DATEV-erfahrene Buchhalter ist das vor allem eine Umstellung im Arbeitsablauf: Der Monats- oder Jahresabschluss wird stärker über Zeiträume organisiert als über einzelne Buchungsstapel.

Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus Odoo

In DATEV hängt die Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung unter anderem davon ab, dass keine offenen Buchungsstapel mehr vorhanden sind. In Odoo läuft dieser Prozess anders: Mit dem Modul „Germany – Elster Tax Submission“ kann die UStVA direkt aus Odoo elektronisch an ELSTER übermittelt werden.

Voraussetzung ist, dass USt-IdNr. und Steuernummer im Unternehmensdatensatz korrekt hinterlegt sind. Nach der Übermittlung speichert Odoo die erzeugten Dateien bei der Steuererklärung, darunter auch eine XML-Datei für den manuellen Upload über Elster.de. Über einen Testmodus lässt sich die Anbindung vorab prüfen, ohne echte Daten zu übermitteln.

Für Buchhalter bedeutet das: Sie übermitteln die Voranmeldung aus demselben System, in dem Sie buchen.

Odoo und DATEV: Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei

​Wenn Sie Ihre Buchhaltung in Odoo führen, kann Ihre Steuerkanzlei weiterhin mit DATEV arbeiten. Entscheidend ist, dass Buchungsdaten und Belege in einem abgestimmten Prozess übergeben werden.

Dafür stehen in Odoo zwei DATEV-Exporte aus dem Hauptbuch zur Verfügung:

1. DATEV ATCH – Belege und verknüpfte Dateien:

Odoo erstellt eine ZIP-Datei mit den Dateien, die mit Ein- und Ausgangsrechnungen verknüpft sind. Diese wird über DATEV Belegtransfer übertragen. Ist DATEV Belegtransfer nicht installiert, klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei, wie die Belege übergeben werden sollen.

2. DATEV DATA – Buchungsdaten:

Die Buchungsdaten werden ebenfalls als ZIP-Datei exportiert und an die Steuerkanzlei weitergegeben.

Für Buchhalter ändert sich damit vor allem der Übergabeprozess: Die laufende Buchhaltung findet in Odoo statt, während die Kanzlei die Daten weiterhin in ihrer DATEV-Umgebung verarbeiten kann. Vor dem Wechsel sollten Sie deshalb klären, in welchen Abständen Buchungsdaten und Belege übergeben werden und welche Auswertungen Sie von der Kanzlei zurückerhalten.

Integrierte Buchhaltung in Odoo

​Ein wesentlicher Unterschied zu einer getrennten Buchhaltung in DATEV ist die direkte Verbindung mit den operativen Prozessen. In Odoo greifen Einkauf, Verkauf, Rechnungen und Finanzbuchhaltung ineinander.

Für Buchhalter bedeutet das: Viele Informationen müssen nicht mehr aus vorgelagerten Systemen übernommen oder separat abgestimmt werden. Belege und buchungsrelevante Informationen sind direkt mit dem jeweiligen Geschäftsvorgang verknüpft.

GoBD-konforme Buchhaltung mit Odoo 

​Odoo ist nach eigenen Angaben GoBD-zertifiziert. Für eine GoBD-konforme Buchführung mit Odoo kommt es jedoch nicht allein auf die eingesetzte Software an, sondern auch auf die richtige Einrichtung und die Prozesse im Unternehmen.

Bei der Nutzung von Odoo Online gehören regelmäßige Backups zum Service. Für Buchhalter ist außerdem wichtig, Berechtigungen, Sperrperioden und dokumentierte Abläufe so zu gestalten, dass die Anforderungen an eine nachvollziehbare und ordnungsgemäße Buchführung erfüllt werden.

Von DATEV zu Odoo wechseln

​Bevor Sie Ihre Buchhaltung von DATEV auf Odoo umstellen, sollten Sie die wichtigsten Prozesse und Daten abstimmen. Dazu gehören insbesondere der verwendete Kontenrahmen, offene Posten, Stammdaten, Steuerkonfigurationen und der Zeitpunkt, zu dem die laufende Buchhaltung in Odoo startet.

Ebenso wichtig ist die Abstimmung mit Ihrer Steuerkanzlei. Klären Sie vorab, welche Daten sie weiterhin benötigt, in welchen Abständen DATEV-Exporte bereitgestellt werden und wie Belege übergeben werden sollen.

Für Buchhalter lohnt es sich außerdem, Berechtigungen, Sperrdaten und Verantwortlichkeiten bereits vor dem Go-live festzulegen. So ist von Anfang an klar, wer Buchungen ändern, Zeiträume sperren oder Ausnahmen freigeben darf.

DATEV und Odoo im Vergleich

​Ihr Fachwissen aus der DATEV-Welt bleibt wertvoll. Neu ist vor allem, wie Sie Buchungen abschließen, die Umsatzsteuer-Voranmeldung übermitteln und Daten an Ihre Kanzlei übergeben.

Vertraute Grundlagen, neue Abläufe

​Beim Wechsel von DATEV zu Odoo bleibt das buchhalterische Fachwissen weitgehend bestehen. Kontenrahmen, Steuerlogik und die Grundprinzipien der Buchführung ändern sich nicht. Neu sind vor allem die Abläufe beim Periodenabschluss und bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung sowie die stärkere Verzahnung mit den operativen Prozessen und die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei.

Für Buchhalter bedeutet der Wechsel deshalb weniger, Buchhaltung neu zu lernen, sondern vor allem, sich an eine andere Systemlogik und neue Prozesse zu gewöhnen.

Sie möchten von DATEV zu Odoo wechseln und Ihre Buchhaltungsprozesse passend einrichten? Wir unterstützen Sie bei der Konzeption, Einrichtung und Abstimmung mit Ihrer Steuerkanzlei.